Tips til deg som skal arrangere kurs, seminar eller konferanse i 2022

Hensikt

Bestem hensikten eller målet med arrangementet. Vi kaller arrangementet «kurs» i resten av huskelisten. Er hensikten å:

• tjene penger på selve kurset
• oppnå salg eller noe annet en stund etter kurset
• folk skal oppdage at dere eksisterer
• bli inspirert
• knytte kontakter

Hensikten som du bestemmer, styrer noen av dine senere beslutninger.

Målgruppe

Bestem hvem du ønsker å få som deltakere. Dette styrer senere hvilke foredragsholdere du skal bestille og i hvilke kanaler du skal markedsføre.

Team

Sett sammen et team der du kan fordele arbeidsoppgaver.

Det er mye å tenke på når du skal arrangere et kurs eller seminar. 

Hovedansvar

Bestem hvem som har ansvar for hva, det deles minst i to:

• Faglig: Ansvar for kursets faglige innhold, skaffe foredragsholdere eller skrive foredrag selv, lage powerpoint, osv

• Praktisk: Ansvar for det praktiske, skaffe et sted å være, sende ut invitasjoner, ta i mot påmeldinger, sørge for at det tekniske virker, bestille mat, osv.

Oppgavene kan selvsagt også deles på flere: Ansvarlig for foredragsholder, ansvarlig for vert, ansvarlig for markedsføring, ansvarlig for frivillige, ansvarlig for mat, ansvarlig for teknisk utstyr, ansvarlig for parkeringsplass osv.

Husk alltid å sette tidsfrister når du delegerer oppgaver. Send beskjeder også på e-post slik at du kan vise til noe skriftlig ved behov senere.

Oppgaveoversikt

Begynn på et ark som viser:

• Oppgaver
• Når oppgavene må være utført
• Hvem som skal utføre oppgavene
• Dette arket blir større etter hvert som du jobber med prosjektet.

Budsjett

Spør sjefen hvor mye penger du kan bruke. Det kan hende du bør vente med å spørre sjefen om penger til dere har hatt et kreativt møte. Slik kan du overbevise sjefen bedre om de store virkningene av det fantastiske kurset og at det lønner seg å bruke penger.

Sett opp et budsjettforslag før du går til sjefen, du må vite omtrent hva det koster å leie kurslokaler osv. Spør om noen kolleger har et budsjett liggende fra i fjor som du kan få kopi av. Spør økonomisjefen om det allerede er satt av penger i budsjettet til utadrettede kurs, da er det lettere for deg å overbevise sjefen din.

Tidlig intern informasjon

Send ut informasjon internt om at dere skal arrangere kurs, hva temaet er, hvem som har ansvaret og omtrent hvilken uke det hele skal skje. Slik kan du tidlig få inn viktige opplysninger, som for eksempel: «Jeg minner om at vi ikke fikk noen påmeldte for to år siden, derfor må vi ha ha et helt annet tema denne gangen.» Eller: «Akkurat da er det høysesong i salgsavdelingen, kurset bør ikke holdes den uken.» Eller: «Her er evalueringen fra fjorårets kurs.» Eller: «Midt i påskeferien?!»

Bestem dato

Datoen som settes, må passe med:

• Når foredragsholderen har mulighet
• Når eventuelle deltakere er motivert og man antar at de har anledning til å komme
• Når det ikke skjer noe annet viktig internt
• Når det ikke er ferie i Norge

Pass på at datoen er langt nok frem i tid. Kanskje trenger du fem måneder på forberedelsene, det spørs hvor stort kurset er, hvor byråkratisk det er i bedriften der du jobber og hvilket lokale du vil bestille. Er det snakk om et arrangement som går over flere dager, trenger også deltakerne god tid på å planlegge tiden.

Noen mener arrangementer for bedrifter bør holdes midt i uken, ikke mandag da mange har ukens planleggingsmøte og heller ikke fredag når mange vil tidlig hjem. Tirsdag, onsdag, torsdag er ok.

Lokaler

Få tidlig tak i et sted å være, gjerne et sted som har ulike størrelser på rom dere kan være i, i tilfelle dere får flere eller færre deltakere enn dere forventer. Skal foredragsholdere ha overnatting, kan det være greit at et hotell er i nærheten. Be om en åpen avtale så lenge det går med den som eier lokalene, for det kan tenkes at du må flytte dato eller sted senere. Bestem hvem som leverer mat og om lokalene er utstyrt med det dere trenger av mikrofoner, stoler, bord, storskjerm og lignende.

Er det nok toaletter? Er det tilrettelagt for folk med rullestol? Er det enkelt å parkere eller komme dit med buss?

Partnere

Kanskje er dere ikke spennende nok alene til å invitere til et arrangement. Bør dere samarbeide med noen? Den andre bedriften eller organisasjonen kan fylle den ene halvparten av programmet. Så bruker dere hvert deres nettverk til å spre invitasjoner. Med samarbeid kan dere også bruke deres egne lokaler og flytte kurset fra gang til gang mellom dere og samarbeidspartnerne.

Sponsorer

Har dere et godt budskap med arrangementet, kan det hende dere kan få sponsorer som gir dere penger for å henge opp noen av sine plakater og for å bruke mikrofonen i fem minutter til reklame.

Tema

Å finne riktig tema for kurset/arrangementet er veldig viktig. Foredragsholdere eller sjefer som er opptatt av fag, kan noen ganger være i sin egen boble og vet ikke hva som tenner folk flest. Så kan det hende salgssjefen blander seg inn, men folk flest blir skuffet hvis kurset inneholder for mye salg. Temaet må være noe som løser et problem for deltakerne, eller gir dem ny innsikt. Når du har funnet et tema, kan du kontakte noe kunder og høre hva de synes. Eller du kan legge åpent ut tre forslag til temaer og så kan kundene dine stemme på det beste temaet, via sosiale medier eller nyhetsbrev.

Program og lengde

Legg også inn pauser for mingling, både for at dere skal knytte kontakter og for at deltakerne skal knytte kontakter. En av motivasjonene for å melde seg på, er å kunne knytte kontakter.

Folk må også få vite når arrangementet slutter, slik at de kan book egne møter etter det og for å avgjøre om de synes programmet er for langt eller for å bestemme når flyturen hjem skal starte.

Gå tilbake til hva du bestemte skulle være hensikten med kurset. Frokostseminarer er populære, de varer omkring 2 timer og deltakerne tør å ta sjansen på være borte fra jobben i såpass kort tid. Er kurset kjedelig, er det ikke krise å ha kastet bort to timer, kan deltakerne tenke før de bestiller plass. Men det kan være at akkurat du bør arrangere noe som varer hele dagen, det spørs hva du vil oppnå.

Goodiebag

Skal dere gi deltakerne en overraskelse til slutt - eller kanskje til å begynne med? En pose med t-skjorte, sjokolade, en bok eller noe?

Utnytte muligheten
Skal dere ha utstilling av produkter, tjenester eller avdelinger utenfor kurslokalene? Skal dere koble på flere avdelinger? Skal dere ha roll-ups eller brosjyrer i lokalene?

Pris

Skal dere subsidiere prisen fordi dere vil oppnå salg senere som følge av kurset? Eller skal dere ta fortjeneste der og da på kurset?

Markedsføring

Lag en markedsføringsplan.

Kanaler:

• E-postadresser: Må sorteres og klargjøres og «nyhetsbrev» produseres. Forsøk å finne adressene til tidligere deltakere.
• Sosiale medier: Innhold må produseres. Skal dere betale Facebook for å spre innlegget?
• Aviser
• Hjemmeside
• DM
• Plakater
• Nettannonser - Kampanje med Google Ads eller andre. 

Deleger hvem som skal ordne hva innen markedsføringen: Tekst, bilder, film osv.

Lag fristende emnefelt i e-postene. Løft frem hva som er viktig for deltakerne i tre punkter i nyhetsbrevene. Bruk ord, argumenter, design og bilder som passer målgruppen. Bruk god tid på å lage en spennende overskrift, noe som deltakerne synes er nyttig, nytt og spennende. Test reklamen på noen som ikke kjenner til arrangementet.

Fordel ansvar

Påmelding:

Ha et oversiktlig system for informasjon, påmeldinger og betalinger, bruk gjerne løsningen Mekke Arrangement (se mer info nederst)

Markedsføringen må gi folk svar på dette:

• Tema
• Avsender
• Foredragsholdere
• Løfter om hva deltakerne kan lære
• Sted
• Dato og klokkeslett
• Program
• Pris
• Påmelding
• Frister. Hva med å tilby lavere pris for dem som melder seg på tidlig?
• E-postadresse for dem som lurer på noe
• Også noe mat til allergikere? Frukt eller glutenfri kake?
• Kart

Med Mekke Arrangement kan man enkelt informere om kurs, og ta imot påmelding og betaling. 

Regn bakover i tid

Regn bakover i tid og finn ut hva som må være klart når. Tidspunktene må tilpasses ditt bestemte arrangement, noen ganger må man starte planleggingen ett år i forveien. Men her er i alle fall et eksempel:

14 uker før:
Dette må ha landet:

• Foredragsholdere og deres pris
• Tema
• Program med klokkeslett.
• Eventuell ekstern konferansier
• Kursdato
• Lunsj
• Pris
• Sted
• 12 uker før:
• Ferdig med å tenke ut markedsføringen. Nå kan den produseres og gjøres klar.

8 uker før:

Markedsføringmateriell ferdig.

6 uker før:

• Sjekk at den som eier lokalet ikke har glemt dere.
• Markedsføring sendes ut første gang
• Dere mottar påmeldinger og betalinger. Bruk gjerne løsningen fra mekke.no
• Finn en intern reserveforedragsholder i tilfelle krise
• Er du vert? Lag en innledende velkomsttale.

4 uker før:

• Hvordan skal stolene stå?
• Deltakermateriell/konferansemappe
• Navneskilt
• Hvem tar i mot deltakerne, hvem/hvordan registrere hvem som møter opp
• Hvem ordner kaffe og vann ved ankomst?
• Hvem serverer maten?
• Teknisk utstyr: Hvem ordner, hvem flytter eller rigger om underveis?
• Skal foredragholder få blomster? Hvem bestiller?
• Skal noen fotografere til nyhetsbrev eller lignende?
• Hvem fra dere er der helt til slutt og kan følge opp foredragsholdere og deltakere også de siste minuttene på vei ut?
• Det er kanskje nå viktige møteavtaler gjøres, sjefen bør ikke løpe ut når foredraget er ferdig. Husk å mingle.
• Hvem har ansvar for å rydde? Må noen ha bil for frakte noe?

14 dager før:

Markedsføring sendes ut annen gang, dere øker reklamen i sosiale medier.
Gjør klart evalueringsskjema eller nettside for tilbakemeldinger.

1 uke før:
Send ut kursprogram som påminnelse om kurset.
Hold løpende kontakt med den som eier lokalene angående antall deltakere.

1 dag før:

• Minn dine kolleger om hvor viktig kurset er og at alle må vise service.
• Sjekk at foredragholderne ikke klør i halsen eller har misforstått datoen
• Send ut e-post med «Vi gleder oss!» til dem som har meldt seg på

Kursdagen:

• Sjekk at teknisk utstyr virker.
• Sjekk at folk finner lett frem til rommet. Er dørene åpne?
• Mingle!
• Del ut evalueringsskjema eller send det på e-post til deltakerne.
• Oppdater sosiale medier med bilder fra arrangementet

Dagen etter:

Evaluering: Analyser evalueringsskjemaene. Eller send ut «Nyhetsbrev» der du ber deltakerne svare på noen spørsmål. Legg ved lenker til powerpointfiler eller lignende. Lag en rapport til deg selv om hva som gikk bra/dårlig, den er god å ha til neste gang. Lag en kortere rapport som du kan sende ut internt.

Som sagt må du selv regne deg bakover i tid og finne tidsfrister for hva som skal ordnes. I oppgaveoversikten legger du inn oppgaver, frister og hvem som har ansvar for hva. Bruk for eksempel et regneark til dette. Legg inn kommentarer på hver rad slik at du husker hvordan det gikk. Slik kan du forbedre deg til neste gang. Noen frister må kanskje flyttes og noen medarbeidere bør følges bedre opp neste gang.

Her er et eksempel på en fremdriftsplan som du kan laste ned for Excel, Numbers og i CSV-format.

Påmelding og betaling

Når det gjelder informasjon, påmelding og betaling, har vi utviklet et online-system som er lett å bruke.

Med Mekke Arrangement slipper du å ta i mot betaling på kursdagen og du får full oversikt over deltakerne. 

Se video under som forklarer hvordan du går frem. 

Ta gjerne kontakt hvis du ønsker en demo av vårt påmeldings-system eller registrer en gratis testbruker og prøv deg frem selv. 

Vennlig hilsen

Erling Holst-Larsen
Daglig leder, Mekke Media

Opprett en gratis testbruker så kan du se hvor enkelt det er å opprette et arrangement i Mekke Publisering. Ta gjerne kontakt med oss hvis du står fast med noe.